Pályázatfigyelés és -írás
Folyamatosan nyomon követjük hazai és nemzetközi szervezetek, társaságok pályázati lehetőségeit. Sok éves gyakorlat áll a hátunk mögött pályázati anyagok teljes körű összeállításában. Igazi kihívásnak tekintjük a nemzetközi konferenciák magyarországi megrendezés jogáért vívott harcot.
Prezentálás
A döntéshozók részére vállaljuk prezentációk összeállítását többféle formátumban (power point, prezi vagy videofilm), illetve igény esetén azok bemutatását is.
Szívesen szervezünk helyszínbejárást, melynek keretében személyesen mutatunk be minden adottságot és lehetőséget. Ennek alkalmával biztosítjuk az élő egyeztetést a szolgáltatókkal, tapasztaltok és élmények szerzését a döntés megkönnyítéséhez.
Regisztrációs ügyintézés
A résztvevők a hagyományos nyomtatott forma helyett online módon regisztrálhatnak a konferenciára.
Az online rendszer lehetővé teszi a regisztrációt
|
Regisztrációs szolgáltatásunk kiterjed a jelentkezések fogadására, a teljes pénzügyi tranzakciók kezelésére, számlázásra, a konferencia kitűzők elkészítésére, túrák és kulturális programok meghívóinak előkészítésére és azok kiosztására, valamint a teljes körű helyszíni regisztráció ügyintézésére. Teljes körű résztvevői, illetve szállás-, programlisták lekérdezésére nyújt online rendszerünk lehetőséget.
Természetesen vállaljuk a résztvevőkkel való levelezést és kapcsolattartást, válaszolunk kérdéseikre, kezeljük a konferenciával kapcsolatos problémáikat e-mailen és telefonon keresztül.
Absztraktok, Proceedingsek kezelése
Az előadások bejelentése és kezelése az online regisztrációs szolgáltatásunk részeként valósul meg. Ennek segítségével lehetőség van az absztraktok, proceedingsek kényelmes, folyamatos begyűjtésére, visszaigazolások küldésére, levelezések intézésére, hozzáférést biztosítva a bizottsági tagok és a bírálók részére, valamint a tudományos program összeállítására.
Transzferek
A résztvevők minden irányú transzferigényét ki tudjuk elégíteni, akár busszal, akár személygépkocsival, mint például:
|
Kulturális programok
Személyre szabott, a megrendelő igényei, a rendezvény/konferencia jellegéhez igazodó programokat szervezünk a résztvevőknek és kísérőiknek Budapesten és vidéken egyaránt. Széles körű programlehetőségek közül választhatnak megrendelőink, a szokásos városnézés, borkóstolás programoktól egészen a különleges „kalandprogramokig”.
A közös társasági programok előkészítése, szervezése során a megrendelő igényeinek figyelembevételével igyekszünk mindig innovatív ötleteket, különleges helyszíneken megvalósítani, hogy a résztvevők felejthetetlen élményekkel távozzanak. A berendezés, a dekoráció-kivitelezés, a fény- és hangtechnika, a kulturális, zenei, és szórakoztató műsorszámok, illetve az étel- és italsorok a rendezvény/program jellegének megfelelően kerülnek kialakításra.
Szállásfoglalás és -ügyintézés
A szálláslehetőségek széles skáláját biztosítjuk a résztvevők számára a rendezvény adottságait figyelembe véve, a szezontól függő, reális árakon, a luxustól az alacsonyabb kategóriákig. Ezen belül az alábbi szolgáltatásokat nyújtjuk:
|
Nyomtatott és online konferencia anyagok
Vállaljuk a konferencia arculatának kialakítását, mind nyomtatott anyagok mind online felhasználás esetén.
Magas színvonalú nyomdai munkálatokat (körlevelek, plakát, programfüzet, absztrakt kötet, proceeding, jegyek, meghívók) reális áron biztosítjuk, valamint a megadott címlista alapján vállaljuk a küldemények postai továbbítását is.
A konferencia arculatához illeszkedő honlap kialakítását, üzemeltetését ránk bízhatja. Online megjelenő bannerek készítését, hírlevelek szerkesztését és kiküldését a mindenkori elvárásoknak megfelelően intézzük.
Támogatói csomagok összeállítása
A megrendelővel közösen, a kapott potenciális támogatólista, illetve saját kapcsolatok alapján a támogatói kört meghatározása után vállaljuk – a támogatói igények figyelembevételével – szponzorcsomagok összeállítását, a támogatókkal – összejövetel keretében – a rendezvény és a megjelenési lehetőségek megismertetését. A tárgyalásokat követően vállaljuk a támogatókkal/kiállítókkal történő szerződéskötések operatív lebonyolítását, kiállítói jelentkezési lapok összeállítását, kezelését, visszaigazolását, egyéni igények megvalósítását.
|
Kiállítás lebonyolítása
Tekintettel arra, hogy a kongresszusokat és konferenciákat napjainkban sokszor kísérik kiállítások, termékbemutatók felkészültünk ennek kezelésére is. Az egyes igények és a helyszíni adottságok ismeretében vállaljuk a standbeosztás elkészítését, biztosítjuk a technikai feltételeket. Intézzük a hely-, bútor-, szőnyeg-, energia- és egyéb igények kielégítését alvállalkozók bevonásával. Tájékoztatjuk a kiállítókat minden a rendezvényt és a helyszínt érintő szabályozásról, előírásokról. Felelősséggel vállaljuk a kiállítás pénzügyi részének lebonyolítását is.
Pénzügyi menedzsment
A megrendelővel történő konzultáció alapján reális költségvetést készítünk. Kezeljük a befolyt pénzeket, a pénzügyi helyzet alakulásáról folyamatosan tájékoztatjuk a megrendelőt. A teljes szervezés ideje alatt tanácsokat, ötleteket adunk, hogyan menedzseljük a költségeket hatékonyan, hogy a rendezvény egyenlege kedvezően alakuljon. Szolgáltatásaink ezen felül:
- folyószámlák vezetése
- költségek előfinanszírozása, amennyiben forrás nem áll rendelkezésre
- szállítók és alvállalkozók felé kifizetések teljesítése
- részvételi és egyéb díjak pl. szállásköltség, kiállítói és szponzori díjak beszedése
- számlázás résztvevőknek
- intézményi támogatások kezelése és azok elszámolása (EU, kormányzati és más források, stb.)
- végleges elszámolás elkészítése és értékelése a szervező bizottság és más testületek felé